Outsourcing
Få gode tips til hvordan en outsourcingsprosess bør gjennomføres.
Hva er outsourcing?
Outsourcing innebærer å sette bort deler av bedriftens produksjon eller tjenester til eksterne aktører. Dette gjøres ofte for å oppnå økonomiske besparelser eller for å kompensere for manglende interne ressurser, som kompetanse eller effektivitet.
Hovedmål med outsourcing:
- Redusere kostnader
- Tilgang til ekstern ekspertise
- Øke effektivitet
Fallgruver ved outsourcing
Mange outsourcingsprosjekter mislykkes på grunn av dårlig planlegging og urealistiske forventninger. Transaksjonskostnader og skjulte kostnader blir ofte oversett, noe som kan føre til kortsiktige gevinster, men langsiktige tap.
Vanlige utfordringer:
- Mangelfull planlegging
- Urealistiske forventninger
- Skjulte kostnader
Rollen til tillitsvalgte
Som tillitsvalgt er det viktig å ha innsikt i mulighetene og fallgruvene ved outsourcing. Dette gir deg bedre forutsetninger for å representere medlemmene på en god måte når slike prosesser er på gang.
Finansforbundet har i samarbeid med Deloitte, utarbeidet en rapport som gir deg som tillitsvalgt gode tips til hvordan en outsourcingsprosess bør gjennomføres.
Dette mener Finansforbundet
Norsk finansnæring er en av verdens mest effektive, og det er viktig at næringen og myndighetene jobber for å beholde prosesser og arbeidsplasser i Norge.
Våre krav ved vurdering av utflagging:
- Bedre planlegging og realistiske forventninger ved outsourcing
- Sikre at verdifull fremtidig kompetanse ikke går tapt
- Fagforeninger, tillitsvalgte og arbeidstakere med spesialkompetanse må konsulteres i alle relevante prosesser
- All relevant informasjon må deles med fagforeninger og tillitsvalgte før beslutninger tas
Sjekkliste utkontraktering
Last ned dokumentet under. Det inneholder spørsmål som hjelper prosjektleder og deltagere med å sikre at viktige forholdsregler og hensyn er ivaretatt i arbeidet med utkontraktering.
Tilpasning til prosjektets omfang
Utkontrakteringsprosesser varierer i omfang og kompleksitet. For mindre prosjekter kan enkelte punkter være mindre relevante, mens større prosjekter ofte krever flere og mer detaljerte vurderinger.
Husk:
- Mindre prosjekter kan ha lavere behov for noen av punktene.
- Større prosjekter krever ofte mer grundige og omfattende vurderinger.
Viktigheten av risikoanalyse
En solid risikoanalyse er avgjørende for å lykkes med hvert enkelt utkontrakteringsprosjekt. Bruk sjekklisten som veiledning for å sikre at alle viktige elementer blir vurdert og adressert.
Risikoanalyse bør inkludere:
- Evaluering av prosjektets spesifikke risikoelementer.
- Identifisering av potensielle skjulte og transaksjonskostnader.
- Konsultasjon med relevante fagforeninger og tillitsvalgte tidlig i prosessen.
Formalisering av kontroll for store prosjekter
Ved større prosjekter kan det være hensiktsmessig å formalisere kontrollen med prosessen. Dette kan gjøres ved å krysse av sjekklisten etter hver fullførte fase, og la prosjektleder signere for å bekrefte at kontrollen er gjennomført. Den signerte sjekklisten bør deretter inkluderes som en del av avtaledokumentasjonen som legges frem ved endelig beslutning.
Formell kontroll i større prosjekter:
- Bruk sjekklisten systematisk gjennom hele prosjektet.
- Prosjektleder signerer sjekklisten etter hver fase.
- Sjekklisten legges ved avtaledokumentasjonen før beslutning fattes.
Ord og uttrykk det er smart å kjenne til
Backsourcing
Arbeidsoppgaver tas tilbake ved å gjenreise og bygge opp interne funksjoner igjen, enten i samme form som sist, eller på en ny måte.
Bortsetting
Funksjoner som hittil er blitt utført internt i organisasjonen, overføres til ekstern leverandør, som selger tjenester tilbake til organisasjonen.
Hjemhenting
Funksjoner som i en periode er blitt utført av ekstern leverandør, tilbakeføres til intern organisasjon.
Insourcing
Arbeidsoppgaver som hittil har vært utført av ekstern leverandør, overtas av den interne organisasjonen. Dette kan være arbeidsoppgaver som aldri tidligere har vært utført internt i organisasjonen.
Offshoring
Flytting av arbeidsoppgaver og funksjoner til en ekstern leverand i et annet land.
Outsourcing
Flytting av arbeidsoppgaver og funksjoner til en ekstern leverandør, enten her i landet eller i utlandet.
Selektiv outsourcing
Flytting av utvalgte arbeidsoppgaver og delfunksjoner til en eller flere eksterne leverandører, enten her i landet eller i utlandet.
Smart sourcing
Omorganisering av støttefunksjoner hvor noe utføres internt og noe utføres eksternt hos forskjellige leverandører.
Sourcing
Intern og ekstern produksjon av tjenester til organisasjonen.
Utflagging
Nedlegging av interne funksjoner og overføring av funksjonenes arbeidsoppgaver til tjenesteleverandører i utlandet.
Utflytting
Interne avdelinger flyttes ut av landet og etableres som selvstendige enheter i utlandet, enten selveid eller solgt til utenlandsk tjenesteleverandør.
Utsetting
Utførelsen av interne arbeidsoppgaver settes ut til eksterne tjenesteleverandører.