Registering av detaljerte opplysninger om den enkelte ansattes prestasjoner er blitt en del av arbeidshverdagen i finans.

Hvorfor er målinger viktige?

• Måling av ansatte kan være nyttig for arbeidsgiver.
• Målinger er også et kontrolltiltak som må balansere med personvernhensyn.
• Grensen mellom lovlig kontroll og overvåkning må defineres.

Det finnes ingen fasit på hvor grensen mellom legitime kontrolltiltak og overvåkning går, men tillitsvalgte må ivareta både arbeidsgivers og ansattes interesser.

På denne siden får du innspill til hvordan dette kan gjøres.

Behandlingsgrunnlag / samtykke

All behandling av personopplysninger krever et lovlig behandlingsgrunnlag, og må være i tråd med personvernlovgivningen.

Hovedregel: Samtykke

• Hovedregelen er at man innhenter samtykke fra den enkelte, da dette gir dem kontroll over egne opplysninger og reduserer usikkerhet rundt lovens krav.

Problemet med samtykke i arbeidslivet

• Samtykke må være frivillig. I arbeidslivet er dette utfordrende på grunn av maktforholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker.
• Reell frivillighet kan være vanskelig å oppnå, da arbeidsgiver kan knytte samtykke til sanksjoner eller belønninger som ansettelse, lønn eller karriereutvikling.

Konklusjon:

• På grunn av dette er samtykke ikke et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidslivet

NB! Mange av våre bedriftsavtaler inneholder bestemmelser som baserer måling og offentliggjøring av resultater på samtykke fra den enkelte ansatte. Siden samtykke ikke er et egnet behandlingsgrunnlag i arbeidslivet, må disse bestemmelsene endres.

Måling på individnivå

I praksis er arbeidsgiver og arbeidstakere ofte uenige om hvorvidt måling på individnivå er nødvendig. Arbeidsgivere begrunner innføring av slike målesystemer med behov for:

• Ressurs- og bemanningsplanlegging
• Oppfølging og opplæring av ansatte
• Kompetanseutvikling
• Bedriftsøkonomiske effektiviseringshensyn

Arbeidsgiver har et saklig behov for å danne seg et bilde av den enkelte ansattes kompetanse, effektivitet og produktivitet.

Finansforbundets synspunkt: Vi mener at slike mål kan nås med mindre inngripende tiltak enn individuell måling.

Måling på teamnivå anbefales

En generell anbefaling fra sekretariatet er at måling utføres på team/gruppenivå, ikke individnivå.

• Individuelle målinger kan påvirke trivsel og arbeidsmiljø negativt.
• Tillitsvalgte må foreta en kritisk vurdering av behovet for måle-/kontrollsystemet før avtale inngås.
• Arbeidsgivers formål kan som oftest oppnås ved å måle på team/gruppenivå, kombinert med oppfølging fra leder.

Inngå særavtale

Datatilsynets anbefaling er at målesystemer i arbeidslivet bør reguleres gjennom en avtale mellom partene, noe som i stor grad er ivaretatt i våre tariffavtaler. Måling kan ikke basere seg på samtykke fra den enkelte ansatte.

Når arbeidsgiver og tillitsvalgte utarbeider en avtale om innføring av målesystemer, vil en slik avtale være et sterkt argument for at behandlingen av personopplysninger er lovlig. Derfor er det avgjørende at inngåelse av slike avtaler behandles med største alvor.

Anbefaling:

Vi foreslår at det tas inn en bestemmelse i den lokale tariffavtalen om at det alltid skal inngås en særavtale (med begrenset varighet) med tillitsvalgte før nye måle- og kontrollsystemer settes i verk. Dette bør også gjelde ved endringer i eksisterende systemer.

Slike avtaler er også i arbeidsgivers interesse, da de gir et klart behandlingsgrunnlag.

Forslag til formulering: “Det inngås avtale med tillitsvalgte før nye måle- og kontrollsystemer innføres. Det samme gjelder ved endring av slike systemer.”

Selv om ikke alle virksomheter har forhandlingsrett på målinger, bør det som et minimum kreves at nye målesystemer og endringer av eksisterende systemer drøftes med de tillitsvalgte.

Tillitsvalgte må være kritiske, nøye vurdere avtaleteksten, og søke råd og veiledning fra sekretariatet.

Innhold i særavtale om måling

Når en særavtale om måling inngås, må den inneholde klare bestemmelser om følgende:

1. Formål med opplysningene

• Formålet med registreringen må spesifiseres tydelig og presist, slik at det er klart hva opplysningene skal brukes til.

2. Hvilke opplysninger som registreres

• Avtalen må inneholde en konkret beskrivelse av hvilke data som skal registreres.

3. Hvordan opplysningene skal brukes

• Det må gis en mer utfyllende forklaring enn bare formålet. Avtalen må klargjøre hvordan opplysningene vil bli brukt, hvilke data som skal sammenstilles, og hvor ofte oppfølgingen skal skje.

4. Tilgang til opplysningene

• Tilgangen til opplysningene skal begrenses til personer som har et tjenstlig behov for informasjonen. Opplysninger som brukes til oppfølging av den enkelte ansatte skal kun være tilgjengelige for den ansatte selv og lederen med ansvar for oppfølgingen.
• Hvorvidt leders leder trenger tilgang til informasjon om enkeltansatte eller kun på gruppenivå må vurderes konkret og spesifiseres i avtalen.
• Selv om offentliggjøring av resultater er vanlig i mange virksomheter, påpeker Datatilsynet at ansatte ikke har saklig behov for innsyn i kollegers resultater. Dersom det er behov for sammenligning mellom ansatte, bør dette skje ved å bruke gjennomsnittstall på gruppe- eller teamnivå.
• Offentliggjøring basert på samtykke fra ansatte er ikke egnet som behandlingsgrunnlag i arbeidslivet, da det sjelden foreligger reell frivillighet. Offentliggjøring av individuelle resultater kan være en belastning for de som presterer lavere og få negative konsekvenser for arbeidsmiljøet.

5. Overskuddsinformasjon

• Opplysninger som er samlet inn til ett formål, kan ikke brukes til andre formål. For å minimere risikoen for feil bruk, anbefaler Datatilsynet at man avtaler tiltak eller rutiner som begrenser tilgangen til opplysningene.

6. Lagringstid

• Avtalen må spesifisere hvor lenge opplysningene skal lagres. Personopplysninger skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig.
• Datatilsynet anbefaler at data som brukes til planlegging kan lagres i inntil ett år, mens data knyttet til oppfølging og måloppnåelse bør lagres i maksimalt 6 måneder, og uansett ikke mer enn 12 måneder.

Dette sikrer at opplysninger behandles i tråd med både lovverket og de ansattes personvern.

Innsyn og personvern

Jo flere som har innsyn i ansattes opplysninger, desto større inngrep blir det i deres personvern. Derfor bør innsyn begrenses til dem som strengt tatt trenger det, basert på formålet med målingen.

Tilgang til opplysninger:

• Hvem som trenger tilgang vil variere.
• Ifølge Datatilsynet skal opplysninger som brukes til oppfølging av ansatte, kun være tilgjengelige for lederen som har ansvaret for denne oppfølgingen.

Offentliggjøring av resultater:

• Offentliggjøring av resultater mellom kolleger er ikke nødvendig for å oppnå oversikt.
• Resultater kan offentliggjøres på gruppenivå, som er tilstrekkelig for de fleste formål.