Årsmøtet
Årsmøtet er en viktig arena for å gi medlemmer innflytelse og informasjon.
- Årsmøter internt i bedriftene skal avholdes i løpet av 4. kvartal.
- Årsmøter i regionen må gjennomføres innen utgangen av mars.
Det er det sittende styret som har ansvaret for gjennomføringen, og alle medlemmer har rett til å delta.
Et årsmøte har en fast saksliste, bestemt av vedtektene. Kun sakene på denne listen skal behandles – det er ingen “eventuelt”-punkt.
Huskeliste for årsmøtet
- Velg møteleder:
- Hvis møtet er stort, eller forholdene krever det, kan en dirigent med organisasjonskunnskap velges til å lede møtet.
- Hvis møtet er stort, eller forholdene krever det, kan en dirigent med organisasjonskunnskap velges til å lede møtet.
- Årsberetning og økonomi:
- Årsberetning fra styret, regnskap og budsjett presenteres og skal godkjennes av årsmøtet.
- Årsberetning fra styret, regnskap og budsjett presenteres og skal godkjennes av årsmøtet.
- Inkomne forslag og valg:
- Årsmøtet behandler innkomne forslag, velger nytt styre og valgkomité.
- Årsmøtet behandler innkomne forslag, velger nytt styre og valgkomité.
- Forretningsorden:
- Regler for taletid, stemmegiving og andre prosedyrer kan fastsettes i en forretningsorden, behandlet tidlig i møtet.
- Regler for taletid, stemmegiving og andre prosedyrer kan fastsettes i en forretningsorden, behandlet tidlig i møtet.
- Protokoll:
- Styret kan velge en til å føre protokoll. Denne er viktig for å sikre at beslutninger blir dokumentert.
- Styret kan velge en til å føre protokoll. Denne er viktig for å sikre at beslutninger blir dokumentert.
- Praktisk forberedelse:
- Sørg for at det er holdt av møterom, kopier av sakspapirer er tilgjengelige, og at praktiske ting som servering og stemmesedler er på plass.
Retningslinjer for digitale møter med avstemming (via Teams)
Eksempler på Teams-møter er årsmøter i regionene og forbundsråd.
Viktige vedtektsbestemte frister:
- Melding om årsmøtet skal gis med minst 6 ukers varsel.
- Forslag som ønskes behandlet må være sendt til styret senest 4 uker før årsmøtet.
- Styret innkaller til møtet med minst 14 dagers varsel.
Vedtektene åpner for at regionårsmøte og valg kan gjennomføres elektronisk. Se § 37 for agenda og andre bestemmelser om årsmøtet.
Før møtet
- Møtet opprettes i CRM og publiseres på nett for påmelding.
- Frist for påmelding settes i forkant av frist for utsending av dokumentasjon til møtet.
- Møteleder/dirigent og administrator utpekes (må formelt velges på møtet), forbereder møtet og tester det tekniske. Administrator er ansvarlig for oppfølging av chat.
- Påmeldte deltakere får tilsendt innkalling på e-post med lenke til Teams-møte og tilhørende dokumenter samt informasjon om gjennomføring av møtet. Benytt blindkopi. (Opprett møtet i egen kalender og kopier lenken inn i e-posten.)
- Forslag som ønskes behandlet må være sendt til styret senest fire uker før årsmøtet. Deltakerne får informasjon om at ferdig formulerte endringsforslag til allerede innsendte forslag kan sendes på forhånd, senest to dager før for forberedelse av administrator og møteleder. Det er også mulighet til å komme med forslag i møtet.
- Utarbeide PPT-presentasjon med alle sakene som skal behandles i tråd med sakslisten for møtet. Endringsforslag legges også inn. Forbundets mal skal brukes og det blir laget eget oppsett til årsmøter.
Last ned mal for årsmøter i region (PPT) - Opprette e-postadresse (ev. benytte regionrådgivers adresse) til bruk ved valg hvis det er flere kandidater som skal stemmes over til samme posisjon. QuestBack kan også benyttes. Kandidater som foreslås valgt til tellekorps på årsmøtene, må oppdateres på rutinene i forkant av møtet og være tilgjengelige på telefon hvis det for eksempel kommer forslag på flere kandidater til verv.
I møtet
- Leder av region (eller forbundsleder) åpner møtet og foretar navneopprop.
- Leder gjennomfører valg av møteleder eller dirigent, som leder møtet videre. Møtelederen presenterer administrator og dennes rolle (i hovedsak betjene chat og e-post/QuestBack for avstemming i dialog med møteleder), og informerer om hvordan møtet gjennomføres.
- Møteleder må sette av nok tid under hver sak slik at deltakerne rekker å sette seg på talerlisten. Pauser legges inn om nødvendig for at saksgangen blir korrekt (f.eks. ved innsending av endringsforslag eller skriftlig valg).
- PPT-presentasjon deles i Teams slik at alle ser hvilken sak som er til behandling. Endringsforslag må legges frem både muntlig og skriftlig, og tas inn i presentasjonen underveis.
- Deltakere som ønsker å ta ordet, må klikke knappen “Rekk opp hånden”.
- Spørsmål til forretningsorden markeres ved å skrive «Forretningsorden» i chaten. Da havner man øverst på talerlisten.
- Chaten kan også brukes til korte spørsmål, men ikke til innlegg i en sak uten å be om ordet.
- Når en sak skal behandles, spør møteleder om det er kommentarer. Sørg for å gi nok tid slik at de som ønsker ordet kan skrive inn navnet sitt.
- Når saken er ferdig diskutert, spør møteleder om godkjenning av forslag til vedtak. Stillhet eller ingen reaksjon i chaten innen 10 sek. tolkes som akklamasjon. Uenighet vises ved å skrive «Stemmer mot» i chaten.
- Valg gjennomføres på samme måte (ref. pkt. 15), men ved benkeforslag eller flere kandidater til samme posisjon benyttes e-post eller QuestBack. Det legges inn en pause i møtet for å sikre at alle får stemt før opptelling foretas. Møteleder informerer om pausens varighet. På avtalt tidspunkt gjenopptas møtet og resultatet formidles deltakerne.
- Møtet heves.
Etter møtet
- Protokoll skrives og signeres av de oppnevnte, før den sendes deltakerne.
- Rådgiver regioner ansvarlig for å lagre dokumentasjon fra avstemminger mm. under regionens område i SharePoint.
