Nesten halvparten av oss starter dagen på et kontor – omgitt av lyder fra kaffemaskinen, morgentrøtte kollegaer, Teams-varslinger, telefoner og heiser som går opp og ned. 

Ping. Fjerde etasje. Dørene åpnes. 

Forsker ved Statens arbeidsmiljøinstitutt, Randi Hovden Borge, trekker frem ferske funn:

– Vi fant høyere sannsynlighet for sykefravær med egenmelding blant ansatte i åpent kontorlandskap med faste plasser enn ansatte på enekontor, sier forskeren.

Forskjellen var signifikant etter at de hadde justert for faktorer som kjønn, alder, utdanning, lederansvar og hvor stor del av arbeidstiden man bruker på kontorarbeid.

– Det som var litt uventet var at muligheten til å jobbe hjemmefra ikke så ut til å dempe forskjellene i sykefraværsrisiko mellom enekontor og åpent kontorlandskap, noe vi hadde forventet på forhånd, fortsetter Randi.

Selv om vi aldri før har hatt større tilgang på effektiviserende verktøy, blir vi likevel mindre og mindre effektive.

– Et funn knyttet til psykososialt arbeidsmiljø som går igjen på tvers av flere studier, er at det rapporteres om mye støy og forstyrrelser og begrensede muligheter til å skjerme seg sammenlignet med på enekontor. 

Folk bråker rett og slett for mye. 

Sitt hvor du vil – etterlat deg ingen spor

Åpent kontorlandskap er én ting. «Free seating» eller «clean desk» er noe helt annet. På norsk heter det aktivitetsbaserte kontorer, som betyr at du fritt kan velge hvor du vil sitte. Når arbeidsdagen er over, skal pulten være fri for personlige eiendeler. 

Prinsippet går ut på at folk kan velge den sonen som passer seg best. Slik tilpasser sonen (cellekontor, åpen sone, sofa) seg dine oppgaver, ikke omvendt. 

Men …

…i praksis fungerer det ikke alltid. Grupper etablere seg. Folk får faste plasser når skal være fritt. Ved noen arbeidsplasser er det ikke plass til deg, om du kommer for sent.

Et gjentakende problem med «free seating» er at arbeidstakere som utfører arbeid med krevende kognitive oppgaver sliter. Ren pult er vanskelig når du skal jobbe konsentrert over tid. 

Lenke: Trives du ikke i åpent landskap, kan det vært lurt å snakke med ditt verneombud eller en tillitsvalgt. 

Utfordrende med åpen utforming

Kontorlokalenes utforming påvirker også effektivitet og trivsel. Plantegner i Bo-ark Renate Bjørnsti trekker frem viktigheten av å optimalisere kontorer: 

– Dagslys og gode siktlinjer er viktige faktorer. Det er med på å skape trivsel, sier hun. 

Hun mener alle arbeidsstasjoner skal ha tilgang på dagslys, og samtidig ha en avskjermet arbeidsstasjon.  

Renate vektlegger også god akustikk:

– Det er med på å lage miljøer som hensyntar støy og som i tillegg skaper trivsel. Som alt annet er det å skape en velfungerende arbeidsplass også avhengig av å finne den rette balansen, legger hun til.

Sosialt – på godt og vondt 

Ifølge psykolog Paul Nilsen er det flere fordeler med åpne landskap og free seating: 

– Det er både kort vei til hjelp og nyttig input fra kollegaer, samt sosial regulering av aktivitet på åpenbare ikke-produktive aktiviteter, som sosiale medier og annen støy man kan slite med på hjemmekontor. 

Utfordringen er at vi kan oppleve stress når vi er tett samlet. Særlig støy som andres prat og samtaler.

Paul Nilsen – Psykolog

Stress over tid kan påvirke sykdomsfraværet negativt:  
– Mennesker tåler dette dårlig. På et psykologisk plan trives vi best når vi opplever at arbeidsoppgavene våre står til kapasiteten vi har. 

Han peker også på problemstillingen i det å omstille seg til fokus etter en forstyrrelse – som er utfordrende for hjernen. Dette gjelder spesielt i kontorlandskap med «free seating». 

Vi har ikke lett for «set-shift», som dette kan kalles, og multi-tasking.

Paul Nilsen – Psykolog

Men det betyr ikke at hjemmekontor er løsningen. Enkelte personlighetstyper blir lettere distrahert uten strukturen som finnes på et kontor.  

– Noen personer sliter med prokrastinering på hjemmekontor. En fleksibel løsning med noen muligheter for hjemmekontor til en viss grad kan være løsningen for mange.  

Ekspertenes åpne løsninger

En ting vet vi: åpne landskap er kommet for å bli, det samme har nok også free seating. Og det finnes flere tiltak gjør det åpne landskapet til et godt landskap. 

– Det er viktig at arbeidsgiver og arbeidstaker jobber systematisk for å adressere utfordringer, og at man ved arbeidsmiljøutfordringer løfter problemstillingene opp på organisatorisk nivå – slik at det ikke blir opp til individet alene å håndtere utfordringene, sier forskeren Randi. 

– Vanlige anbefalinger jeg har sett er at man etablerer gode kjøreregler blant de som sitter i samme lokale og at det er tilstrekkelig med enkeltrom tilgjengelig som kan brukes ved behov, fortsetter hun.

Psykologen oppfordrer til å ta pauser for å takle støy og forstyrrelser bedre:

Forsøk å nullstille mellom oppgavene. Ta kaffen eller en pause ute – gjerne med litt bevegelse. 

Paul Nilsen – Psykolog

Plantegner Renate tror små justeringer kan utgjøre stor forskjell:

– Skap rom for trivsel og samhørighet. Gode og varierte støttesoner i selve landskapet er avgjørende. En kort prat ved et stå-bord kan ofte være langt mer effektivt en enn sit-down bak en dør, avslutter hun.

Blir det for mye bråk, kan du alltid kontakte en tillitsvalgt.